El orden documental como punto de partida
Actalis nació de una pregunta práctica: ¿cómo llegar al notario con el expediente listo la primera vez?
← Volver al inicioNuestra historia
Actalis comenzó en Cartagena en 2019, cuando un grupo de profesionales con experiencia en gestión documental y administración de empresas se encontró repetidamente con el mismo problema: personas con proyectos claros que perdían semanas enteras por formularios incompletos, documentos en el orden equivocado o citas pedidas antes de tener todo reunido.
La solución no era dar asesoría jurídica —para eso existen los abogados— sino hacer lo que nadie estaba haciendo de forma sistemática: preparar el expediente con rigor, verificar la coherencia interna de los documentos y coordinar cada paso con un tablero de seguimiento visible para el cliente.
Desde entonces hemos acompañado procesos de constitución en Bolívar, Cundinamarca, Antioquia y el Eje Cafetero, siempre con el mismo principio: entregar documentación ordenada, con fechas y responsables definidos, sin promesas que no podemos cumplir.
Misión
Facilitar el proceso documental de constitución de empresas mediante organización, seguimiento y coordinación administrativa de calidad comprobable.
Visión
Ser el referente colombiano en servicios de documentación y coordinación para la formalización empresarial, reconocido por la claridad del alcance y la trazabilidad de cada encargo.
Valores
- Transparencia sobre el alcance del encargo
- Plazos calculados, no estimados a la ligera
- Comunicación escrita y documentada
- Respeto por la labor de los profesionales del derecho
El equipo
Profesionales con experiencia en gestión documental, administración de empresas y coordinación de trámites en Colombia.
Lucía Cardona
Coordinadora de Expedientes
Más de ocho años organizando expedientes corporativos y coordinando trámites ante cámaras de comercio y notarías en la Costa Caribe.
Andrés Morales
Especialista en Registros Corporativos
Formado en administración de empresas con énfasis en formalización societaria. Gestiona el seguimiento en tablero compartido y las revisiones de coherencia documental.
Valentina Torres
Gestora de Archivo y Cumplimiento
Responsable del programa de calendarios de cumplimiento y digitalización de archivos. Trabaja con empresas en Bogotá, Medellín y Barranquilla.
Estándares de trabajo
Los criterios que aplicamos en cada encargo, independientemente del servicio contratado.
Verificación de coherencia
Cada formulario y anexo se contrasta contra los demás antes de la presentación para evitar contradicciones entre datos.
Confidencialidad de la información
Los documentos del cliente se manejan en canales protegidos y se retienen solo el tiempo necesario para completar el encargo.
Alcance documentado
Cada servicio comienza con un documento de alcance que recoge lo que está incluido y lo que queda fuera del encargo.
Cronograma con hitos
Cada entrega tiene fecha y responsable asignado. Los plazos se calculan sobre los tiempos reales de las entidades, no sobre supuestos optimistas.
Comunicación escrita
Los acuerdos, cambios de alcance y novedades se confirman por escrito para que el cliente disponga de un registro claro de cada decisión.
Entrega de archivo completo
Al cierre de cada encargo se entrega al cliente un archivo indexado con los documentos recibidos y producidos durante el proceso.
Coordinación documental para empresas en Colombia
La constitución de una empresa en Colombia implica reunir información de diversas fuentes, completar formularios específicos según el tipo societario elegido y presentarlos en el orden que exigen las entidades competentes. Cuando alguno de estos pasos se ejecuta fuera de secuencia o con datos inconsistentes, el proceso se prolonga de forma innecesaria.
Actalis interviene en la parte documental y administrativa de este proceso. No ejerce la abogacía ni presta consejo jurídico individualizado; se encarga de organizar, verificar y coordinar el expediente para que llegue a la notaría o cámara de comercio en las mejores condiciones posibles.
Nuestro trabajo se desarrolla en tres modalidades según el momento del cliente: la sesión de checklist para quienes están planificando, el paquete de expediente para quienes están listos para iniciar el trámite, y el programa de registro y calendario para quienes ya tienen la empresa constituida y necesitan establecer su ritmo documental.
Atendemos clientes en todo el territorio colombiano de forma remota, con sesiones por videoconferencia e intercambio de documentos en plataformas seguras. Nuestra sede está en Cartagena de Indias, Bolívar.
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