Qué hace diferente a Actalis
Expedientes verificados, plazos calculados y un alcance de encargo escrito antes de comenzar.
← Volver al inicioLas ventajas de nuestro enfoque
Cada uno de estos puntos responde a un problema concreto que aparece en los procesos de constitución cuando no hay coordinación documental de respaldo.
Expediente sin inconsistencias
Verificamos que todos los datos del expediente sean coherentes entre sí antes de cualquier presentación, lo que reduce las solicitudes de corrección.
Cronograma calculado sobre datos reales
Los plazos que proponemos se basan en los tiempos de respuesta habituales de las entidades colombianas, no en proyecciones optimistas.
Alcance documentado desde el inicio
El encargo comienza con un documento que describe exactamente qué está incluido y qué queda fuera, evitando malentendidos posteriores.
Tablero de seguimiento compartido
El cliente accede en todo momento al estado de cada tarea, con responsable y fecha asignados, sin necesidad de preguntar por actualizaciones.
Comunicación escrita y trazable
Cada acuerdo, cambio o novedad queda registrado por escrito para que tanto el cliente como el equipo de Actalis dispongan de un historial claro.
Entrega de archivo corporativo
Al cierre de cada encargo, el cliente recibe un archivo indexado con todos los documentos del proceso, organizado para consulta futura.
En detalle
Experiencia en gestión documental
El equipo de Actalis lleva más de seis años acompañando procesos de constitución en diferentes departamentos de Colombia. Ese recorrido ha permitido identificar los puntos donde los expedientes suelen devolver y construir listas de verificación que los anticipan.
- Conocimiento de los formatos y requisitos por tipo societario
- Familiaridad con los tiempos habituales de las entidades
- Detección de datos conflictivos antes de la presentación
Herramientas digitales de seguimiento
Cada encargo se gestiona en una plataforma compartida donde el cliente puede ver el estado de cada tarea en tiempo real. Los documentos se intercambian por canales seguros y las versiones se controlan para que siempre sea claro cuál es la vigente.
- Tablero con fechas, responsables y estado de avance
- Control de versiones de documentos
- Acceso remoto para clientes fuera de Cartagena
Acompañamiento con comunicación constante
Durante el encargo hay sesiones de trabajo periódicas, resúmenes escritos y un canal de comunicación directo con el equipo de Actalis. El cliente no tiene que perseguir actualizaciones: las recibe en las fechas acordadas.
- Llamadas o videollamadas semanales o quincenales según el servicio
- Resúmenes escritos de cada sesión
- Respuesta a consultas puntuales en día hábil
Tarifas fijas y alcance definido
Los tres servicios tienen precio fijo en pesos colombianos. El cliente sabe desde antes de comenzar cuánto va a pagar y qué va a recibir. No hay cargos adicionales por elementos que ya están incluidos en el alcance acordado.
- Precios en COP sin ajuste por tipo de cambio
- Posibilidad de facturación por etapas en los servicios mayores
- Sin cargos ocultos dentro del alcance pactado
Entregables concretos en cada servicio
Al finalizar cada servicio existe un producto tangible: el checklist con propietarios y fechas, el expediente corporativo indexado o el calendario de cumplimiento documentado. No son solo sesiones de orientación; son documentos que el cliente conserva y puede usar después.
- Entregables escritos definidos en el alcance
- Sesión de entrega y revisión al cierre
- Archivo digital organizado para consulta futura
Enfoque habitual frente a enfoque Actalis
Coordinación sin metodología definida
- El cliente descubre los requisitos faltantes al llegar a la notaría
- Plazos estimados sin base en los tiempos reales de las entidades
- Las actualizaciones llegan solo cuando el cliente pregunta
- El alcance del encargo se define de forma ambigua o verbal
- No hay entregable escrito al cerrar el proceso
Coordinación con metodología Actalis
- Checklist detallado antes de iniciar cualquier trámite
- Cronograma basado en los tiempos reales de las entidades colombianas
- Tablero compartido con estado actualizado en todo momento
- Documento de alcance firmado antes de comenzar el encargo
- Archivo corporativo indexado entregado al cierre
Lo que distingue a Actalis
Panel de entregables marcados
Cada documento del encargo tiene una caja de fecha y una palabra de estado. El cliente sabe qué está listo, qué está en proceso y qué aún no se ha iniciado.
Nota de lo que no está en el encargo
Todos los servicios incluyen una lista explícita de lo que Actalis no cubre en ese encargo, de modo que el cliente sepa con anticipación qué aspectos debe gestionar por separado.
Orientación hacia el profesional adecuado
Cuando un aspecto requiere abogado, contador u otro profesional regulado, Actalis lo señala con claridad para que el cliente pueda buscar ese apoyo antes de que sea urgente.
Sesión de revisión a los 90 días
En el programa de calendario de cumplimiento se incluye una revisión posterior al cierre del proyecto para verificar que el sistema documental instalado está funcionando como se diseñó.
En cifras
6+
años de experiencia
340+
expedientes coordinados
12
departamentos atendidos
94%
de entregas en plazo
Miembro CONFECÁMARAS
Vinculados a la red de cámaras de comercio de Colombia para mantenernos al día en requisitos de registro.
Política de privacidad de datos
Cumplimos con la Ley 1581 de 2012 en el tratamiento de los datos personales de nuestros clientes.
Reconocimiento Cámara Cartagena 2024
Mención en la categoría de servicios de apoyo a la formalización empresarial en Bolívar.
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